Usprawnij swoją księgowość
Co może być w księgowości odkrywczego ? Dobra księgowość, to po prostu dobra księgowość – poprawnie prowadzone księgi, prawidłowo i terminowo złożone deklaracje, brak problemów z urzędem skarbowym. Z drugiej strony pojawia się pytanie – czy to wszystko, co może być ?
Wszystko zależy od nas. Obok deklaracji podatkowych księgowość może dostarczyć wielu informacji na temat funkcjonowania firmy – struktura sprzedaży, rentowność przedstawicieli handlowych, rentowność grup produktowych, rankingi klientów, ranking przedstawicieli handlowych itp. Czy może być to w jakikolwiek sposób użyteczne ?
Wątpliwości takie miał jeden z naszych klientów, który prowadził sieć restauracji. Zaproponowaliśmy mu, aby z początkiem roku wprowadzić jedną zmianę w systemie księgowym i podzielić wszystkie przychody i koszty na poszczególne restauracje. Pomimo dużego sceptycyzmu zgodził się na zmianę, chociaż wymagała ona także dodatkowej pracy po jego stronie – bardziej szczegółowego opisywania dokumentów. Gdy przedstawiliśmy mu raport za pierwszy miesiąc był pewien, że zmiana nie miała żadnego sensu – struktury kosztów restauracji bardzo się od siebie różniły, chociaż powinny być takie same. Dotyczyło to szczególnie jednej, która miała znacznie wyższe koszty zużycia surowców. Gdy sytuacja powtarzała się w kolejnych miesiącach zaczął bliżej się przyglądać. Na efekty nie trzeba było długo czekać – w jednej z restauracji miały miejsce liczne kradzieże surowców do przygotowania popraw dokonywane przez personel. Trudno było mu w to uwierzyć, gdyż pracował tylko z zaufanymi osobami. Nie wszyscy to zaufanie doceniali.
Czy również Tobie wydaje się, że wiesz wszystko, co jest istotne, o Twojej firmie ?
- prowadzenie ksiąg rachunkowych,
- sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych,
- obliczanie i sporządzanie deklaracji dotyczących podatku dochodowego oraz podatku VAT,
- systemy informowania zarządu,
- rachunkowość zarządcza,
- monitoring efektów wdrażania strategii w firmie,
- nadzór nad prowadzeniem ksiąg rachunkowych przez księgowość wewnętrzną.
Polityka rachunkowości
Czasami zdarza nam się mówić, że księgowość to zbyt poważny temat, aby zostawiać ją księgowym. Pojawia się wtedy pytanie, co mamy na myśli, bo przecież to właśnie księgowi się na niej znają.
Oczywiście to prawda. Księgowi znają się na księgowości. Co więcej zwykle znają się świetnie. Jest jednak jeszcze jeden element, o którym często się zapomina. Księgowość nie jest niezależna i samodzielna. Ona ma służyć całej firmie, a szczególnie zarządowi i dostarczać mu niezbędnych do zarządzania informacji.
Niezbędnych do zarządzania, czyli jakich? I tu dochodzimy do sedna. Takich, które są niezbędne do zarządzania. Powtórzenie to nie było przypadkowe. To zarząd musi powiedzieć, a jeszcze lepiej napisać, co jest mu potrzebne i jak te informacje mają być dla niego przygotowywane i dostarczane.
W ten sposób zaczyna powstawać polityka rachunkowości. Już niedługo pojawi się na jej temat nasza nowa strona z poradami jak ją stworzyć i jak nią zarządzać. Jeżeli chcesz dowiedzieć się już teraz kliknij przycisk poniżej i skontaktuj się z naszymi ekspertami.
Automatyzacja procesów księgowych
Dawno, dawno temu, gdy dominowały dokumenty papierowe mieliśmy marzenie dotyczące ich przetwarzania. Bierzemy plik dokumentów, kładziemy je na klawiaturę lub wkładamy w jakiś otwór w niej, a po chwili są wprowadzone do komputera.
Wtedy wizja ta budziła uśmiech na twarzy, a dzisiaj jest to element naszej codziennej pracy. Ważny element, gdyż pozwala nam na pracę rozproszoną w wielu lokalizacjach. Gwarantuje ona naszym klientom ciągłość pracy również wobec zagrożeń epidemicznych.
Wielość dostępnych rozwiązań pozwala nam na integrację wielu różnych systemów i dużą elastyczność pracy. Dla naszych własnych potrzeb korzystamy m.in. z:
- plikowej wymiany danych do importu faktur sprzedaży z systemu zarządzania kancelarią do systemu księgowego,
- systemu Saldeo Smart do przetwarzania faktur zakupu – stworzyliśmy centralną bazę danych faktur, do której możemy dotrzeć w dowolnej chwili z dowolnego miejsca na świecie,
- przepływów Power Automate do przekazywania faktur zakupu otrzymanych w formie elektronicznej do systemu Saldeo – nie musimy przeszukiwać e-maili w poszukiwaniu faktur, wszystkie zaraz po otrzymaniu dostępne są w systemie Saldeo,
- plików w formacie MT-940 do transferu wyciągów bankowych z systemów bankowości elektronicznej do systemu księgowego,
- nadzorowanego robota na platformie UiPath, który usprawnia pobieranie wyciągów z systemu bankowości elektronicznej,
- zintegrowanego bezpośrednio z systemem do zarządzania kancelarią systemu Qlik do analiz sprzedaży i kosztów obsługi klientów.
Wydaje się dużo? Może tak na pierwszy rzut oka tak, ale każde z rozwiązań jest proste, bo robi dokładnie to, co ma robić. Nic więcej, nic mniej. I o to właśnie chodzi.
Doświadczenia te pomagają nam wprowadzać integracje z systemami klientów, gdy obsługujemy ich od strony księgowej i/lub analitycznej. Pomagają także wprowadzać rozwiązania automatyzujące pracę u samych klientów. Rozwiązania, które mają robić dokładnie to, do czego są przeznaczone. Nic więcej, nic mniej.
