Faktury elektroniczne

Przyzwyczailiśmy się do klasycznego obrazu księgowości, w której dominują papierowe dokumenty. Wraz z rozwojem techniki i prawa pojawiają się nowe możliwości, które pozwalają jej stawać się bardziej przyjazną dla środowiska. Jedną z takich możliwości są faktury elektroniczne.

Faktura elektroniczna to plik, najczęściej w formacie Adobe Acrobat (PDF), który został opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym. Ich wystawianie i przechowywanie uregulowane jest rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). Rozporządzenie to wymaga, aby odbiorca wyraził zgodę na otrzymywanie faktur w drodze elektronicznej.

Akceptacja faktur elektronicznych

Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani otrzymywaniem od nas faktur elektronicznych prosimy o wypełnienie i przesłanie do nas poniższej akceptacji. Wśród dokumentów znajdziecie Państwo także formularz, który może być wykorzystany do zmiany adresu poczty e-mail, na który mają być przesyłane faktury.

• Faktura elektroniczna - oświadczenie o akceptacji
• Faktura elektroniczna - zmiana adresu e-mail

Co zrobić po otrzymaniu faktury elektronicznej?

Gdy otrzymacie Państwo fakturę elektroniczną, będzie ona zawarta w pliku z rozszerzeniem *.SIG lub *.XML w zależności od podpisu elektronicznego zastosowanego przez wystawcę. Czasami towarzyszy jej dodatkowy plik PDF, w którym zawarty jest obraz faktury (Uwaga! Ten plik nie jest fakturą!).

Po otrzymaniu należy sprawdzić, czy podpis elektroniczny, którym została podpisana jest prawidłowy. Można to uczynić przy pomocy jednej z aplikacji dostępnych na stronach centrów certyfikacyjnych. Z naszej strony rekomendujemy usługę weryfikacji on-line WebNotarius oferowaną przez CERTUM, która umożliwia nie tylko weryfikację podpisu, ale również zapisanie potwierdzenia weryfikacji w pliku PDF. Dostępna jest ona pod adresem http://www.webnotarius.pl.

Następnie należy sprawdzić fakturę od strony merytorycznej, podobnie jak zwykłą fakturę papierową. Jeżeli jest prawidłowa wystarczy przesłać ją e-mailem na adres Państwa opiekuna w naszej firmie w uzgodnionym terminie przekazywania dokumentów, dodając w tekście wiadomości komentarz, że faktura została sprawdzona i zaakceptowana oraz wskazując jej klasyfikację kosztową (w zależności od ustaleń). W jednej wiadomości może być przesłanych wiele faktur elektronicznych.

Faktury elektroniczne przesyłane do nas będą przechowywane do zamknięcia roku finansowego, a następnie przekazane Państwu na płycie CD-R wraz z dokumentami w formie papierowej.